Korrespondenz Leitfaden zur Brillux Schreibweise

Auf allen Printmedien wird – i.d.R. auf der Rückseite – die Absenderadresse Brillux genannt, sodass dem Leser direkt eine weitere Kontaktmöglichkeit aufgezeigt wird.

Auf Grundlage des Produkthaftungsgesetzes muss hier die vollständige, postalisch zustellbare Adresse des Herstellers genannt werden.

Deutschland

Brillux | Weseler Straße 401 | 48163 Münster
Tel. +49 251 7188-0 | Fax +49 251 7188-105
info@brillux.de | www.brillux.de

Italien

Brillux Italia GmbH/SRL | Waltraud-Gebert-Deeg Straße 12 | 39100 Bozen/Bolzano (BZ)
Tel. +39 0471 18324-00 | Fax +39 0471 18324-15
info@brillux.it | www.brillux.it

Niederlande

Brillux Benelux B.V. | Westeinde 142 | 1511 MA Oostzaan
Tel. +31 75 79915-00 | Fax +31 75 79915-15
info@brillux.nl | www.brillux.nl

Österreich

Brillux Farben GmbH | Egger-Lienz-Straße 1 | 4050 Traun
Tel. +43 732 370740-0 | Fax +43 732 370740-15
info@brillux.at | www.brillux.at

Polen

Brillux Polska Sp. z o.o. | ul. Bronowicka 20 | 71-012 Szczecin
tel. +48 91 88157-00 | faks +48 91 88157-15
info@brillux.pl | www.brillux.pl

Schweiz

Brillux Schweiz AG | Hardstrasse 50 | 4132 Muttenz
Tel. +41 61 465 60 00 | Fax +41 61 465 60 15
info@brillux.ch | www.brillux.ch 

Mit dem Geschäftsbrief wird dem Empfänger eine persönliche Nachricht auf Papier übermittelt. Neben dem Textinhalt muss auf eine korrekte Anschrift und Absenderangabe geachtet werden, sodass der Verfasser (Name und Abteilung) direkt erkennbar ist.

Im Briefkopf stehen alle relevanten Informationen des Briefabsenders, sodass der Briefempfänger sofort alle Kontaktdaten seines Geschäftspartners vorliegen hat.

Es gibt einen Briefkopf für die Mitarbeiter/-innen am Hauptsitz in Münster und eine separate Vorlage für die Mitarbeiter/-innen in den Niederlassungen.

Unter „Unsere Zeichen“ wird nicht der Vorname genannt, sondern „Frau/Herr“ und Nachname.

Für Münster:

Helvetica Condensed 7 | Arial 7

Für Niederlassungen:

Helvetica Condensed 7 | Arial 7

Kein Fettdruck oder kursive Schrift.

Die Betreffzeile muss sinnvoll mit einem kurzen Satz oder Schlagwörtern zu dem nachfolgenden Themeninhalt ausgefüllt werden.

Um die Wichtigkeit der kurzen Inhaltszeile zu verdeutlichen, wird diese in Fettdruck gesetzt.

Bei Briefen, die als E-Mail verschickt werden, ist die E-Mail-Briefvorlage zu nutzen und dann als PDF-Dokument zu verschicken. Wahlweise wird der Originalbrief eingescannt und dann verschickt.

Diese und weitere Vorlagen finden Sie in Microsoft Word unter Datei › Neu › Meine Vorlagen, wenn Sie an einem Brillux PC arbeiten.

Generell muss der Verfasser mit i. A. unterschreiben (Ausnahme: GVL, Prokuristen und Handlungsbevollmächtigte); der Zusatz i. A. erfolgt 4 Zeilenschaltungen nach Briefabschluss direkt vor der maschinellen Namenswiederholung.

Falls unter dem Namen eine Positionsbezeichnung (z. B. Verkaufsberater, Technischer Berater oder Niederlassungsleiter) sinnvoll ist, wird diese in Arial 9 geschrieben.

Auch im E-Mail-Verkehr (bei externen und internen Nachrichten) sind der Briefstil, die deutsche Rechtschreibung und Umgangsformen (z. B. Ansprache in der Sie-Form) zu beachten. Schließlich ist die E-Mail ein Geschäftsbriefersatz und sollte nicht wie ein „privates Gespräch“ gehalten werden.

Alle E-Mails werden linksbündig geschrieben, Schrift: Arial 10 pt.

E-Mail-Briefvorlage

Bei Briefen, die als E-Mail verschickt werden, ist die E-Mail-Briefvorlage zu nutzen und dann als PDF-Dokument zu verschicken. Wahlweise wird der Originalbrief eingescannt und dann verschickt.

E-Mail-Signatur

Die Signatur wird für Sie automatisch durch die IT-Abteilung konfiguriert und in Ihrem System hinterlegt.

Weiterleitung

Es ist generell zu gewährleisten, dass E-Mails auch bei Abwesenheit des Empfängers bearbeitet werden und nicht im Posteingang „ruhen“, bis der Empfänger wieder an seinem Arbeitsplatz ist. Dies gilt nicht nur bei urlaubsbedingter Abwesenheit, sondern auch bei Krankheit. Im Krankheitsfall wendet sich die Vertretung an die Kolleginnen und Kollegen der IT und lässt die E-Mails an sich weiterleiten.

Um dem Absender alle wichtigen Informationen über die Dauer der Abwesenheit des Empfängers und einen alternativen Ansprechpartner zu geben, wurde ein einheitlicher Text für die Abwesenheitsnotiz festgelegt:

 ___________________________________________________________

Guten Tag,

in der Zeit vom xx.xx. bis einschließlich xx.xx.xxxx bin ich nicht im Haus. Meine E-Mails werden in Kopie an Frau/Herrn xxx weitergeleitet. Sie können Frau/Herrn xxx auch direkt unter Telefon-Nr. +49 251 7188-xxx oder per E-Mail unter x.xxx@brillux.de erreichen.

Mit freundlichen Grüßen

Da externe und nicht am Mail-Server angeschlossene Absender (z. B. Kunden, Lieferanten, Kollegen aus den Niederlassungen usw.) diese Abwesenheitsnotiz nicht erhalten, muss sichergestellt sein, dass sich bei Abwesenheit ein Kollege um die eingehenden E-Mails kümmert.

Die Mitteilung ist eine interne, auf Papier gedruckte Nachricht und kann somit als E-Mail-Ersatz angesehen werden. Analog des Briefes und der E-Mail sind auch in der Mitteilung deutsche Rechtschreibung und Umgangsformen zu beachten.

Die gedruckte Mitteilung kann eingesetzt werden, wenn z. B. Anlagen, die nicht per Mail verschickt werden können oder sollen, beigefügt werden.

Darüber hinaus kann auch eine geschriebene Mitteilung als „E-Mail-Mitteilung“ (Mitteilung als Anlage der Mail) versandt werden.

Aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten sollte allerdings die E-Mail bzw. E-Mail-Mitteilung bevorzugt eingesetzt werden.

Verteiler-Reihenfolge

Schreibweise:

• Zwischen den Namen stehen Gedankenstriche.
• NL werden durch Komma vom Namen getrennt (Frau Muster, NL München – Herrn Muster, NL Bonn)

Reihenfolge:

• Herrn P. König – Herrn R. König – Frau Beispiel – Frau Muster (alphabetisch) – Herren Beispiel – Muster (alphabetisch)

Nummerierung

Bei mehr als fünf Personen im Verteiler wird die Anzahl der Personen in eine Spalte vor die Namen gesetzt.

Betreff

Die Betreffzeile muss sinnvoll mit einem kurzen Satz oder Schlagwörtern zu dem nachfolgenden Themeninhalt ausgefüllt werden.

Um die Wichtigkeit der kurzen Inhaltszeile zu verdeutlichen, wird diese in Fettdruck gesetzt.

Unterschrift

Mitteilungen, die ausgedruckt verteilt werden, sind handschriftlich zu unterzeichnen. Die Namensnennung (Vor- und Zuname) erfolgt in diesem Fall vier Zeilenschaltungen nach der Grußformel.

Mitteilungen, die per E-Mail verschickt werden, brauchen nicht handschriftlich unterzeichnet zu werden.

Unterschrift bei Abwesenheit des Vorgesetzten

Sofern der Vorgesetzte nicht persönlich unterschreiben kann, unterschreibt die Vertretung mit i. A. Der Zusatz „Verfasser nach Diktat verreist“ entfällt.

Beispiel:

Michael Chef

i. A. Thomas Muster